Polityka prywatności

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH


    1.    Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych obowiązujących w  Noclegi Północna Daniel Oszatowski NIP: 712-300-37-61, ul. Północna 139a, 20-818 Lublin.
Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
    1.    Polityka zawiera:
    a)    opis zasad ochrony danych obowiązujących w Noclegi Północna Daniel Oszatowski NIP: 712-300-37-61, ul. Północna 139a, 20-818 Lublin.

    1.    Uprzejmie informujemy, że administratorem, który jest odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej polityki, Pana/Pani danych osobowych jest Daniel Oszatowski prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Noclegi Północna Daniel Oszatowski NIP: 712-300-37-61, ul. Północna 139a, 20-818 Lublin.”, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra ds. rozwoju i posługujący się numerem NIP: 712-300-37-61, zwana dalej „Hostelem”. Kontakt z Hostelem w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: noclegi.polnocna@wp.pl 
4. Skróty i definicje:
a/ Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
b/ RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1). 
c/ Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
d/ Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
e/ Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. 
f/ Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
g/ Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
h/ Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
i/ Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
j/ Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się. 
k/ Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
l/ IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych 
m/ RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
n/ Hostel oznacza  działalność gospodarczą pod nazwą ,  Noclegi Północna Daniel Oszatowski NIP: 712-300-37-61, ul. Północna 139a, 20-818 Lublin.”, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej prowadzonej przez ministra ds. rozwoju i posługujący się numerem NIP: 712-300-37-61
4. Ochrona danych osobowych w Hostelu – zasady ogólne
    1.    a/ Filary ochrony danych osobowych w Hostelu:
    1)        Legalność − Hostel dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
    2)        Bezpieczeństwo − Hostel zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
    3)        Prawa Jednostki − Hostel umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
    4)        Rozliczalność − Hostel dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
    1.    b/ Zasady ochrony danych
Hostel przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
    1)        w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
    2)        rzetelnie i uczciwie (rzetelność); 
    3)        w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
    4)        w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
    5)        nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
    6)        z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
    7)        nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
    8)        zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
    1.    c/ System ochrony danych 
System ochrony danych osobowych w Hostelu składa się z następujących elementów:
    1)    Rejestr. Hostel opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Hostelu (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Hostelu.
    2)    Podstawy prawne. Hostel zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze.
    3)    Obsługa praw jednostki. Hostel spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
    a)    Obowiązki informacyjne. Hostel przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
    b)    Możliwość wykonania żądań. Hostel weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
    c)    Obsługa żądań. Hostel zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
    d)    Zawiadamianie o naruszeniach. Hostel stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. 
    1)    Minimalizacja. Hostel posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
    a)    zasady zarządzania adekwatnością danych;
    b)    zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
    c)    zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności; 
    1)    Bezpieczeństwo. Hostel zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
    a)    przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
    b)    przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
    c)    dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
    d)    posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
    e)    stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami. 
5. Inwentaryzacja
    1.    a/ Współadministrowanie
Hostel identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

6. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych 
    1.    a/ RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności. 
    2.    b/ Hostel prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
    3.    c/ Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Hostelowi rozliczanie większości obowiązków ochrony danych. 
    4.    d/ W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Hostel uznał za odrębną dla potrzeb Rejestru, Hostel odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Hostelu, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych. 

7. Podstawy przetwarzania
    1.    a/ Hostel dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania. 
    2.    b/ Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel firmy) Hostel dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
    3.    c/ Właściciel Hostelu ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Hostelu, właściciel ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Hostelu. 
    1.    Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
    1.    a/ Hostel dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
    2.    b/ Hostel ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Hostelu informacji o polityce ochrony danych osobowych.
    3.    c/ Hostel dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
    4.    d/ W celu realizacji praw jednostki Hostel zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Hostel, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany, 
    5.    e/ Hostel dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
    2.    Obowiązki informacyjne
    1.    a/ Hostel określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
    2.    b/ Hostel informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
    3.    c/ Hostel informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
    4.    d/ Hostel informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
    5.    e/ Hostel określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
    6.    f/ Hostel informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
    7.    g/ Hostel informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
    8.    h/ Hostel informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
    9.    i/ Hostel informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
    10.    j/ Hostel bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
    3.    Żądania osób
    1.    a/ Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Hostel wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Hostel może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
    2.    b/ Nieprzetwarzanie. Hostel informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
    3.    c/ Odmowa. Hostel informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
    4.    d/ Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Hostel informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Hostel nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
    5.    e/ Kopie danych. Na żądanie Hostel wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Hostel wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
    6.    f/ Sprostowanie danych. Hostel dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Hostel ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Hostel informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
    7.    g/ Uzupełnienie danych. Hostel uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Hostel ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Hostel nie musi przetwarzać danych, które są Hostelowi zbędne). Hostel może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Hostel procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne. 
    8.    h/ Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Hostel usuwa dane, gdy:
    1)    dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
    2)    zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
    3)    osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
    4)    dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
    5)    konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
    6)    żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Hostel określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Hostel, Hostel podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. 
W przypadku usunięcia danych Hostel informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
    1.    i/ Ograniczenie przetwarzania. Hostel dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
    a)    osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
    b)    przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
    c)    Hostel nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
    d)    osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Hostelu zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Hostel przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Hostel informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Hostel informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
    1.    j/ Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Hostel na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
    1.    MINIMALIZACJA 
Hostel dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), dostępu do danych, czasu przechowywania danych. 
    1.    Minimalizacja zakresu 
Hostel zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. 
Hostel dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
    1.    Minimalizacja dostępu 
Hostel stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń).
Hostel stosuje kontrolę dostępu fizycznego. 
    1.    BEZPIECZEŃSTWO 
Hostel zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Hostel. 
    1.    Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Hostel przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
    1)    Hostel zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
    2)    Hostel przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Hostel analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
    3)    Hostel ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Hostel ustala przydatność i stosuje takie środki.
    1.    Zgłaszanie naruszeń
Hostel stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
    1.    EKSPORT DANYCH
Hostel rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
    1.    PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Hostel zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. 
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Hostel odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

Niniejsza Polityka obowiązuje od 25 maja 2018 r.