Klauzula informacyjna

Ogólna klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO - informujemy, że: 
I.    Administrator danych osobowych
    Noclegi Północna Daniel Oszatowski NIP: 712-300-37-61, ul. Północna 139a, 20-818 Lublin
II.    Cele i podstawy przetwarzania

A/ W celu dokonania wyceny usługi, rezerwacji usługi oraz wykonania usługi, jak również w przypadku zawierania innych umów związanych z profilem działalności, możemy przetwarzać takie dane osobowe, jak: 
 Imię i Nazwisko; 
 Adres (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto); 
 Numer telefonu; 
 Adres e-mail; 
 Dane Przedsiębiorstwa wraz z nr NIP (w przypadku wystawiania f-ry VAT na przedsiębiorstwo); 
 Nr rejestracyjny pojazdu należącego do Klienta (w przypadku korzystania z parkingu hostelu); 
 Podstawowe dane konta bankowego do potwierdzenia przelewu; 
 Nr dokumentu tożsamości/PESEL; 
 Numer karty płatniczej i inne dane karty, jak również dane uwierzytelniające i inne dane dotyczące rozliczeń i rachunków, powiązane z rozliczeniami mobilnymi; 
 Numer rezerwacji. 
ne konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy. 

B/ W celu rozpatrzenia reklamacji przetwarzamy takie dane osobowe, jak: 
 Imię i Nazwisko; 
 Adres (ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto); 
 Numer telefonu; 
 Adres e-mail; 
 Numer rezerwacji; 
 Numer rachunku bankowego ― jeżeli następuje zwrot pieniędzy. 
ne konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy; 

C/ W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: 
 Imię i nazwisko; 
 Firma; 
 Adres zamieszkania lub adres siedziby; 
 Numer NIP; 
 Numer rezerwacji. 
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa; 

D/ W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i gościom Hostelu, zapobieganiu popełnianiu przestępstw na terenie Hostelu, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:  
 Wizerunek twarzy pozyskany z monitoringu wizyjnego; 
 Imię i nazwisko; 
 Adres e-mail; 
 Numer telefonu; 
sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Hostelu jest zapewnienia wszelkim osobom przebywającym na terenie Hostelu bezpieczeństwa). Dane z kamer monitoringu są usuwane maksymalnie po 30 dniach od daty ich rejestracji. 
E/ W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe, jak: 
 Imię i nazwisko; 
 Adres e-mail. 
Przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne dla wykazania zgodności i rozliczalności.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa (przepisy zawarte w RODO) ; oraz , art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Hostelu jest posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające z RODO).

F/ W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy takie dane osobowe, jak: 
 Imię i nazwisko (jeżeli nazwisko zostało podane) lub ewentualnie firmę; 
 Adres zamieszkania (jeżeli został podany); 
 Numer PESEL lub numer NIP (jeżeli został podany); 
 Adres e-mail; 
 Numer rezerwacji. 
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Hostelu jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich); 

III.    Prawo do sprzeciwu
1.    W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych opisanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IV.    Okres przechowywania danych 
1.    3 lat lub 10 lat + 1 rok ― w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie); 
2.    6 miesięcy ― w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy; 
3.    5 lat ― w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego; 
4.    do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat ― w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody; 
5.    do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat ― w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych; 
6.    do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata ― w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową. 
7.    Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala nam sprawniej zarządzać tych procesem. Oczywiście, w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do zapomnienia takie sytuacje są rozpatrywane indywidualnie. 
8.    Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pan/Pani zgłosić roszczenie na chwilę przed upływem terminu przedawnienia, żądanie może zostać doręczone z istotnym opóźnieniem lub może Pan/Pani błędnie określić termin przedawnienia swojego roszczenia. 

V.    Odbiorcy danych
Do Twoich danych mogą mieć dostęp nasi podwykonawcy (podmioty przetwarzające), np. firmy księgowe, prawnicze, informatyczne, likwidatorzy szkód, wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód.

VI.    Prawa osób, których dane dotyczą:
Zgodnie z RODO, przysługuje Ci:
a)    prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b)    prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c)    prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
d)    prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
e)    prawo do przenoszenia danych;
f)    prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. 

VII.    Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

A/ Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Pana/Pani decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pana/Pani oczekiwania w zakresie korzystania z usług. 
B/ Aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym ― bez tego nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.